Digitalen Produktpass aus Excel erstellen

Für wen ist dieser Weg gedacht?

Viele Unternehmen führen ihre Produktdaten in Excel oder exportieren sie aus einem ERP-System als CSV. Genau dieser Bestand ist der schnellste Einstieg in den Digitalen Produktpass: Sie müssen kein Projekt aufsetzen, sondern bringen eine Tabelle in die Plattform. Wenn Sie zuerst klären möchten, was der Pass rechtlich bedeutet, lesen Sie den Überblick Digitaler Produktpass: Pflicht und Zeitplan.

Schritt 1: Vorlage laden

Laden Sie die kostenlose Datenvorlage als Excel- oder CSV-Datei. Sie enthält alle Spalten des Schemas und zwei Beispielzeilen. In der Plattform finden Sie dieselbe Vorlage unter Produkte, „CSV/Excel importieren“. Die Excel-Fassung hat zusätzlich ein Blatt „Hinweise“, das jede Spalte mit Bereich, Datentyp und Pflichtangabe beschreibt.

Schritt 2: Spalten ausfüllen

Die ersten vier Spalten gehören zu den Stammdaten:

• product_id bleibt bei neuen Produkten leer
• name ist die Pflichtangabe für neue Produkte
• category ist die Kategorie
• manufacturer_ref ist Ihre Artikelnummer

Danach folgt je Datenfeld des Schemas eine Spalte. Sie müssen nicht alle füllen. Leere Zellen werden übersprungen und ändern nichts, auch nicht bei bestehenden Produkten.

Schritt 3: Import mit Prüflauf

Wählen Sie unter Produkte „CSV/Excel importieren“ die Datei und das Schema. Die Plattform prüft die Datei sofort im Prüflauf (Dry-Run), ohne etwas zu speichern. Sie sehen die Spaltenzuordnung und je Zeile, ob ein Produkt neu angelegt, aktualisiert oder unverändert bleibt. Weicht eine Spaltenüberschrift ab, ordnen Sie sie in der Vorschau dem passenden Feld zu und prüfen erneut.

Schritt 4: Fehlerliste lesen

Fehlerhafte Zeilen, zum Beispiel Text in einem Zahlenfeld, erscheinen mit Zeilennummer und Grund. Sie werden beim Import übersprungen, alle anderen Zeilen laufen durch. Korrigieren Sie die Fehler in Ihrer Tabelle und starten Sie den Prüflauf erneut, bis die Liste leer ist. Erst mit dem Knopf „Produkte importieren“ wird alles in einem Schritt gespeichert.

Schritt 5: Bestehende Produkte aktualisieren

Für Änderungen exportieren Sie Ihren Bestand, bearbeiten die Datei in Excel und laden sie wieder hoch. Der Import erkennt vorhandene Produkte zuerst über die product_id, sonst über die Artikelnummer, sofern diese in Ihrer Organisation eindeutig ist. Findet er kein Produkt, legt er ein neues an. Unveränderte Werte erzeugen keine neue Version.

Schritt 6: Prüfen, veröffentlichen, QR-Code laden

Importierte Werte stehen zunächst in der Review-Queue und zählen erst nach Ihrer Freigabe. Danach erzeugen Sie den Passport und veröffentlichen ihn im Tab „Passports“. Erst dann ist die öffentliche Passportseite erreichbar. Den QR-Code laden Sie als PNG oder SVG, um ihn auf Produkt oder Verpackung zu bringen. Fehlende Angaben, die nur Ihre Lieferanten kennen, fordern Sie über einen Lieferanten-Link ohne Login an.

Grenzen und Kontingente

• Höchstens 500 Zeilen und 5 MB je Datei
• Ein Import zählt als eine KI-Extraktion Ihres Tarifs, neue Produkte zählen gegen das Passport-Kontingent
• Jeder Import steht mit Datei, Zeitpunkt und Person im Audit

Tarife und Kontingente finden Sie auf der Seite Preise. Die Testphase dauert 30 Tage, der Tarif Starter beginnt bei 49 € pro Monat ohne MwSt.

Häufige Fehler

• Text in Zahlenfeldern. Zahlenfelder wie der CO₂-Wert erwarten eine Zahl. Das zeigt der Prüflauf mit Zeilennummer an.
• Abweichende Spaltennamen. Ordnen Sie die Spalte in der Vorschau zu, statt die Datei umzubauen.
• Doppelte Artikelnummern. Sind sie nicht eindeutig, nutzt der Import sie nicht zum Zuordnen. Verwenden Sie dann die product_id aus dem Export.